Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów na pracodawców nałożono nowe obowiązki mające na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Ustawa ta dąży do zapewnienia bezpieczeństwa sygnalistów oraz promowania transparentności w przedsiębiorstwach. W niniejszym artykule omówimy kluczowe obowiązki pracodawców wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów oraz ich znaczenie dla funkcjonowania firm.
Sygnaliści i ich rola
Sygnaliści to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości lub naruszenia prawa w miejscu pracy. Mogą to być pracownicy, kontrahenci, a także inne osoby mające dostęp do informacji o działaniach przedsiębiorstwa. Rola sygnalistów jest kluczowa dla wykrywania i eliminowania nieprawidłowości, co przyczynia się do poprawy funkcjonowania firm oraz ochrony interesów publicznych.
Kluczowe obowiązki pracodawców
Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje pracodawców do spełnienia szeregu obowiązków, które mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów oraz właściwego funkcjonowania procedur zgłaszania nieprawidłowości. Najważniejsze z nich znajdują są poniżej
1. Wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości
Pracodawcy mają obowiązek opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania nieprawidłowości. Procedury te powinny być jasno określone i dostępne dla wszystkich pracowników. Muszą obejmować m.in. sposób zgłaszania nieprawidłowości, zasady ochrony sygnalistów oraz procedury postępowania po otrzymaniu zgłoszenia.
2. Zapewnienie poufności
Zapewnienie poufności zgłoszeń to jeden z kluczowych obowiązków pracodawców. Informacje przekazane przez sygnalistów muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem. Tożsamość osób dokonujących zgłoszenia oraz informacje w nim zawarte muszą być chronione. Sankcje za ich ujawnienie bez uprzedniej zgody sygnalisty to kara grzywny lub nawet pozbawienia wolności do roku.
3. Utworzenie bezpiecznych kanałów zgłaszania
Ustawa nakłada na kierownika organizacji obowiązek zapewnienia co najmniej jednego wewnętrznego kanału zgłoszeń. Pracodawca ma możliwość utworzenia wielu kanałów zgłoszeń wewnętrznych. Muszą być one łatwo dostępne dla wszystkich pracowników oraz innych osób mających styczność z organizacją, a co najważniejsze zapewniać osobom dokonującym zgłoszenia poufność. Najbardziej kompleksowym kanałem zgłoszeń są dedykowane platformy internetowe, które nie tylko spełniają złożone wymagania ustawy, ale też umożliwiają pracodawcy terminowe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń
Podmiot prawny wdrażający regulamin zgłoszeń wewnętrznych staje się administratorem danych osobowych, na którym będzie ciążył obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Powinny się w nim znaleźć informacje takie jak numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,, data dokonania zgłoszenia, informacje o podjętych działaniach następczych, data zakończenia sprawy oraz opcjonalnie adres do kontaktu sygnalisty. Dane te muszą być przechowywane przez trzy lata licząc od końca roku, w którym zostały zakończone działania następcze.
5. Przyjmowanie i prowadzenie zgłoszeń oraz udzielenie sygnaliście informacji zwrotnej
Przyjęcie zgłoszenia o nieprawidłowościach wymaga podjęcia określonych kroków. Pierwszym z nich jest potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. Kolejny krok stanowi podjęcie działań następczych, o wyniku których sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną. Maksymalny termin na przekazanie tej informacji to 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, jeśli osoba zgłaszająca naruszenie nie pozostawiła adresu kontaktowego.
Znaczenie ustawy o ochronie sygnalistów dla pracodawców
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów ma duże znaczenie dla pracodawców. Przyczynia się do poprawy transparentności i odpowiedzialności w przedsiębiorstwach. Ochrona sygnalistów zachęca pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, co pozwala na szybsze wykrywanie i eliminowanie problemów w firmie.
Zastosowanie się do ustawy o ochronie dla sygnalistów jest obowiązkowe dla podmiotów takich jak np. biura rachunkowe, instytucje finansowe oraz przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 50 pracowników.
Wdrożenie tych przepisów wiąże się również z koniecznością przygotowania organizacji do nowych wymogów w postaci wprowadzenia odpowiednich procedur, zapewnienia bezpiecznego kanału zgłoszeń i szkoleń pracowników z tematyki związanej z sygnalistami. Dodatkowo niezbędne będzie wyznaczenie administratora, którego dodatkowym obowiązkiem stanie się monitorowanie zgłoszeń.
Patrząc holistycznie nowe przepisy o ochronie dla sygnalistów powinny przełożyć się na poprawę funkcjonowania wielu firm. Bez wątpienia znajdą się osoby, które dzięki prawnej ochronie będą bardziej skłonne do zgłaszania naruszeń. Niemniej jednak dla wielu przedsiębiorców oznaczać to będzie jedynie dodatkowe obciążenia administracyjne, którego wypełnienie jest niezbędne do uniknięcia kar finansowych.
Artykuł sponsorowany
