Krajowy System e-Faktur jest innowacyjnym cyfrowym narzędziem publicznym stworzonym z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Jego wdrożenie wiąże się z szeregiem zalet dla firmy, toteż decyduje się na nie coraz więcej przedsiębiorców. Jednocześnie jego implementacja nadal jest obarczona pewnymi wyzwaniami.
Na razie Krajowy System e-Faktur jest narzędziem udostępnionym do użytkowania w 2022 r. Obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale niebawem, bo w 2026 r. będzie obowiązkowe. Jest to zresztą zgodne z obserwowanymi w ostatnich latach trendami. Wyraźnie widać, że procesy biznesowe są digitalizowane i automatyzowane.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Zanim przejdziemy do wyzwań, jakie się z tym rozwiązaniem wiążą, zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i dlaczego się z niego korzysta. Jest to ogólnodostępna platforma służąca do generowania, archiwizowania i przesyłania faktur standaryzowanych. Tworzone faktury są uporządkowane i widoczne w czasie rzeczywistym. Dostęp do platformy mają służby państwowe, które łatwiej mogą przeprowadzić kontrolę i wyeliminować ryzyko nadużyć podatkowych. Wśród korzyści, jakie dostrzegają firmy, wymienia się m.in. skrócenie czasu obiegu dokumentów, szybsze uzyskiwanie należności, automatyzację i uproszczenie procesów księgowych, a także możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Jak wspomnieliśmy, docelowo KSeF będzie obowiązkowy, dlatego dobrze wcześniej zmierzyć się z ewentualnymi trudnościami, jakie można napotkać w związku z jego wdrożeniem.
Wyzwania podczas implementacji Krajowego Systemu e-Faktur
Nie wszystkie programy księgowe są kompatybilne z KSeF, zwłaszcza te starsze. W takim przypadku może się okazać konieczna wymiana narzędzia na inne, co przekłada się na dodatkowe koszty i czas. Od razu należy szukać takich programów, które pozwalają na integrację z innymi, w tym z KSeF. Stąd dobrą opcją jest system ERP, gdzie jednym z modułów jest moduł dla księgowości i łatwo o integrację. Wyzwaniem technicznym okazuje się również stabilność i wydajność systemów. Jest to kłopotliwe przede wszystkim na początku wdrożenia, kiedy przesyłanych jest wiele danych jednocześnie.
Przy okazji wyzwań natury technicznej warto wspomnieć, że obecnie KSeF nie pozwala na poprawę raz wygenerowanej faktury, dodawanie załączników do faktur w postaci specyfikacji bądź gwarancji, a także na wystawianie dokumentów według własnych wzorów, na których na przykład jest logo firmy. Wielu pracowników jest opornych na zmiany, wolą trzymać się sprawdzonych narzędzi, które dobrze znają. To wymaga nie tylko umiejętności komunikacyjnych, ale i zorganizowania szkoleń pozwalających zrozumieć sposób działania Krajowego Systemu e-Faktur.
Wszystkie wymienione ewentualne komplikacje mogą znacząco obniżyć efektywność i wydajność systemu. Z tego względu lepiej podjąć stosowne kroki jeszcze zanim KSeF stanie się obowiązkowy, by stopniowo przygotować infrastrukturę firmy i jej personel na proces wdrożenia.
Artykuł sponsorowany
